إدارة التطوير والجودة

  • اسم الادارة :    ادارة التطوير و الجودة
  • تعريف بالإدارة :   هي ادارة تهدف إلى التحسين المستمر لكسب رضا المستفيد والاستجابة لمتطلباته .
  • مدير الادارة :    عبدالله بن سفر بن  بيوض
  • رقم الجوال :    0507779102

                (مشاريع الادارة) 

  • مشروع تطوير الموقع الالكتروني للمكتب :
  • تعريف بالمشروع :

تطوير الموقع الالكتروني للمكتب على شبكة الانترنت ليكون موقعاً إعلاميا  , توثيقياً ودعوياً .

  • أهداف المشروع :
  1. تحقيق الاستفادة القصوى من التقنية الحديثة لتلبية احتياجات المستفيدين والزوار ونشر الدعوة  .
  2. الوصول للمستفيد في أي مكان وبأي لغة .
  3. التعريف بدور المكتب عن طريق نشر المناشط و الفعاليات التي يقدمها المكتب للمجتمع .
  4. يعتبر الموقع أرشيف اليكتروني لفعاليات وإصدارات المكتب .
  • آليات تنفيذ المشروع :

تمت دراسة الموقع القديم وجمع المتطلبات للموقع الجديد , وتم التعاقد من شركة لتصميم المواقع والتنسيق قائم بين الشركة و المكتب لضمان استمرارية التطوير في خدمات الموقع .


     

مشروع تطوير نظام شؤون الموظفين :

  • تعريف بالمشروع :

هو نظام اليكتروني كامل يحوي أرشفة الكترونية لكافة بيانات الموظفين ومرتبط بنظام مكتب العمل .

  • أهداف المشروع :
  1. اختصار الوقت و الجهد في تسجيل واسترجاع البيانات للموظف  .
  2. تسهيل الاجراءات على الموظف مثل طلب اجازة أو مكافأة أو مسير رواتب وغيرها  .
  3. اعطاء مرونة أكثر في العمل حيث يحوي مستويات مختلفة من الصلاحيات  حسب مستويات الادارة .
  4. ايضاح الادارات و الأقسام و الوظائف و المؤهلات وحالات التعاقد وأنواع العقود وغيرها .
  • آليات تنفيذ المشروع :

جمع متطلبات النظام وعرضها على الشركات المنتجة لمثل هذه البرامج والبحث عن جهات داعمة أو شركات مانحة لمثل هذه البرامج في المجال الدعوي بشكل خاص .


مشروع تطوير نظام الاتصالات الادارية :

  • تعريف بالمشروع :

هو نظام اتصالات ادارية لتسجيل المعاملات الصادرة و الواردة و الاحالات الداخلية  .

  • أهداف المشروع :
  1. سرعة تسليم المعاملات أو استلامها في نفس يوم ورودها او صدورها .
  2. أرشفة المعاملات الكترونياً وحفظ نسخة منها  .
  3. طباعة تقارير التسليم و تقارير الأداء .
  • آليات تنفيذ المشروع :

جمع متطلبات النظام وعرضها على الشركات المنتجة لمثل هذه البرامج والبحث عن جهات داعمة أو شركات مانحة لمثل هذه البرامج في المجال الدعوي بشكل خاص .


مشروع تطوير النظام المالي و المحاسبي :

  • تعريف بالمشروع :

هو نظام آلي لإعداد الميزانية ومراجعة المصروفات و الايرادات وتنفيذ المسيرات  .

  • أهداف المشروع :
  1. سهولة اعداد الميزانية ومراجعة المصروفات و الايرادات .
  2. سهولة تنفيذ المسيرات الشهرية وترحيل المبالغ بين البنود  .
  3. تجهيز أوامر الشراء ومراجعتها وإصدار فواتير المشتريات .
  4. سهولة اقفال السنة المالية وطباعة تقارير مالية بمحددات مختلفة .
  • آليات تنفيذ المشروع :

جمع متطلبات النظام وعرضها على الشركات المنتجة لمثل هذه البرامج والبحث عن جهات داعمة أو شركات مانحة لمثل هذه البرامج في المجال الدعوي بشكل خاص .


مشروع انشاء دليل الاجراءات لأعمال المكتب :

  • تعريف بالمشروع :

دليل الاجراءات لتوثيق وتوضيح سير الاجراءات الادارية داخل المكتب .

  • أهداف المشروع :
  1. وضع طرق منظمة وقياسية يتم العمل عليها داخل المكتب وتكون معروفة لدى الجميع .
  2. تقليل الجهود الادارية في متابعة الأعمال .
  3. سهولة تدريب الموظفين الجدد على كيفية العمل .
  4. سهولة تحديد الخلل الاداري في مسار العمليات .
  • آليات تنفيذ المشروع :

تم تحديد الاجراءات الادارية داخل المكتب وتوثيق خطوات كل إجراء بشكل مفصل وسيتم اكتمال الدليل قريباً .


مشروع نمذجة المشاريع و الخطط :

تعريف بالمشروع :

إنشاء نماذج تحوي كافة الحقول اللازمة لعرض المشاريع والخطط .

أهداف المشروع :

  1. سهولة تعبئة النموذج  .
  2. إظهار المشاريع والخطط بشكل موحد ومنسق .
  3. تسهيل مراجعة المشاريع والخطط وتعديل الأخطاء .
  4. سهولة تقييم الأعمال المقدمة .

آليات تنفيذ المشروع :

تم تحديد نماذج مميزة لمشاريع وخطط مقدمة في المكتب لتكون قوالب لتقديم المشاريع و الخطط القادمة وهي جاهز للاستخدام حاليا ً .


  • مشروع استخدام تطبيقات google في أعمال المكتب  :
  • تعريف بالمشروع :

استخدام تطبيقات Google في انجاز أعمال المكتب كعمل الاستبانات ونماذج التسجيل في المشاريع وغيرها من الخدمات .

  • أهداف المشروع :
  1. اختصار الوقت و الجهد في ادخال البيانات   .
  2. اظهار رسومات بيانية توضيحية تساعد على دعم اتخاذ القرار .
  3. سرعة ارسال واستقبال البيانات عن طريق البريد الالكتروني أو رسائل الواتس أب.
  4. خدمة مجانية وسرعة في الانتشار .
  • آليات تنفيذ المشروع :

تم عمل عدة نماذج باستخدام تطبيقات google في كثير من مشاريع المكتب مثل  :

برنامج حياتنا دعوة  –  التواصل الدعوي –  كلمات مسجدي –  اتقان  - المتطوعين في واحتي .


مشروع الخدمات التفاعلية الالكترونية :

  • تعريف بالمشروع :
  • مجموعة من الخدمات الالكترونية التي يقدمها المكتب وتكون مرتبطة بقاعدة بيانات للاستعلام و العرض عند الحاجة , ويتم الرد على المستفيد مباشرة عن طريق رسالة تصل إلى رقم جواله بعد تقديم الطلب .
  • أهداف المشروع :
  1. استمرارية التفاعل بشكل كبير مع الجمهور و المستفيدين .
  2. نشر الخدمات المقدمة على أوسع نطاق  .
  3. اختصار الوقت و الجهد دون الحاجة إلى زيارة المكتب .
  4. اخذ مقترحات المستفيدين من الخدمة وتحسينها حسب الحاجة  .
  5. اعطاء احصائيات دقيقة عن كل الخدمات المقدمة من جميع الادارات بشكل مفصل من خلال شاشة مخصصة لذلك .
  • آليات تنفيذ المشروع :

تم تصميم مجموعة من الخدمات وسيتم وضعها على الموقع قريباً .


مشروع تطوير النماذج الادارية :

  • تعريف بالمشروع :

هو وسيلة للمساعدة في انجاز أعمال المكتب عن طريق النموذج الورقي أو الالكتروني .

  • أهداف المشروع :
  1. تحديد معلومات معينة يجب استكمالها دون الاجتهادات الفردية  .
  2. تجنب تكرار تسجيل البيانات في أكثر من مكان  .
  3. سهولة ترتيب النماذج حسب درجة الأهمية  .
  4. تقليل الوقوع في الأخطاء أو الزيادة أو النقصان  .
  5. سهولة الرقابة على المحتوى بتوضيح المستندات المطلوبة أو الاقرار في أسفل النموذج .
  6. النموذج يعتبر مستند قانوني لحماية الأطراف ذات العلاقة .
  7. مساعدة الموظفين في فهم اجراءات العمل  من خلال فهم ارتباط الادارات بما جاء في النموذج من معلومات.
  8. سهولة تحديد المسؤولية من خلال التقسيمات في النموذج .
  • آليات تنفيذ المشروع :

تم تطوير النماذج القديمة وإضافة نماذج جديدة بتصميم موحد وسيتم تحويلها إلى نماذج آلية في حال أصبحت البيئة داخل المكتب قابلة للعمل بالنماذج الآلية .


مشروع التعريف بالإسلام  :

  • تعريف بالمشروع :

هو مجموعة من الخدمات الصوتية و المرئية بلغات متعددة تستهدف غير المسلمين و المسلمين الجدد .

  • أهداف المشروع :
  1. ايصال رسالة الاسلام إلى المستفيد أينما كان   .
  2. امكانية الدعوة إلى الله عن طريق الموقع دون الحاجة لزيارة مقر المكتب .
  3. التنوع في عرض الاسلام بالطرق المحببة كالفيديو و الصوتيات  .
  4. سهولة تخزين الصوتيات و الفيديو على الجوال أو جهاز الكمبيوتر .
  5. عرض جهود الدعاة في ادارة الجاليات لجذب المسلمين من جنسيات مختلفة ودعوتهم للإسلام .
  • آليات تنفيذ المشروع :

تم تصميم خدمة " دعوة غير المسلمين " و " المسلم الجديد " وسيتم اختيار المقاطع الدعوية المناسبة وضعها على الموقع قريباً .


مشروع الدورات التدريبية لمنسوبي المكتب :

تعريف بالمشروع :

إقامة مجموعة من الدورات التدريبية لتحسين أداء الموظفين وزيادة قدرتهم على الانجاز بشكل أفضل . 

أهداف المشروع :

  1. تزويد الموظف بالمعلومات والمهارات اللازمة التي تتطلبها مهنته .
  2. مواكبة التطورات السريعة في مجال العمل .
  3. تحقيق أهداف المكتب عن طريق رفع كفاءة موظفيه وبالتالي تقليل الحاجة إلى الإشراف .
  4. اطلاع الموظف على أفضل الحلول التي تساعده على حل المشكلات التي يواجهها  .
  5. التدريب يساهم في تحسين الخدمات التي يقدمها المكتب للمستفيدين .

آليات تنفيذ المشروع :

تم التعاون مع مجموعة من المدربين و المتخصصين لإقامة دورات تدريبية لمنسوبي المكتب  .